Jeder Anrufer wird begrüßt, jede Nachricht sauber festgehalten, jeder Terminwunsch landet im Kalender. Das KI-Telefonsekretariat arbeitet rund um die Uhr – ohne Feierabend, ohne Krankheitstag, ohne Besetztzeichen.
Eigene KI-Demo in 60 Sekunden erstellen → Kosten ansehenEin KI-Telefonsekretariat übernimmt die Aufgaben, für die Unternehmen sonst eine Telefonkraft oder einen externen Sekretariatsdienst einsetzen: Anrufe annehmen, Anrufer freundlich begrüßen, das Anliegen erfassen und den nächsten Schritt anstoßen. Der Unterschied: Am anderen Ende sitzt kein Mensch, sondern eine KI mit natürlich klingender Stimme, die auf dem Wissen Ihres Unternehmens arbeitet.
Die KI versteht natürliche Sprache, stellt Rückfragen und improvisiert nicht über das freigegebene Wissen hinaus. Nach jedem Gespräch erhalten Sie eine strukturierte Zusammenfassung per E-Mail: Wer hat angerufen, worum ging es, was wurde vereinbart. Dringende Fälle leitet die KI sofort an die hinterlegte Nummer weiter, damit der Notfall nicht bis zur nächsten Bürozeit wartet.
Technisch basiert unser Angebot auf der KI-Telefonassistenz von fonio.ai – mehr dazu auf der Startseite von kitelefon, dem KI-Telefonservice.
Typische Einsatzorte sind Unternehmen, in denen das Telefon zum Alltag gehört, aber niemand nur dafür abgestellt werden kann: Arztpraxen, in denen das Team während der Sprechstunde nicht ans Telefon kommt, Kanzleien mit vielen Erstanfragen, Handwerksbetriebe, deren Inhaber tagsüber auf der Baustelle stehen, oder Hausverwaltungen mit wiederkehrenden Mieteranliegen. Überall dort ersetzt das KI-Telefonsekretariat keine Fachkraft, sondern die ständige Unterbrechung durch das Klingeln.
Auch beim Datenschutz muss ein Telefonsekretariat professionellen Ansprüchen genügen: Fonio verarbeitet die Daten nach eigenen Angaben auf Servern in Nürnberg, Deutschland, stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit und informiert Anrufer über die KI-gestützte Verarbeitung. Ihre Mitarbeiter und Kunden telefonieren also nicht mit einer Blackbox, sondern mit einem transparent gekennzeichneten System.
Alles, was am Telefon liegenbleibt, wenn niemand abnimmt, übernimmt das KI-Telefonsekretariat zuverlässig:
Kein Anruf läuft ins Leere: Die KI nimmt ab, begrüßt mit Ihrem Wortlaut und klärt das Anliegen – auch wenn drei Leitungen gleichzeitig klingeln.
Name, Rückrufnummer, Anliegen: Aus jedem Gespräch wird eine saubere Notiz, die als Zusammenfassung direkt in Ihrem Postfach landet.
Die KI prüft Verfügbarkeiten in Ihrem Google- oder Microsoft-Kalender und bucht den Termin noch während des Gesprächs.
Öffnungszeiten, Ablauf, Anfahrt: Die KI antwortet aus dem Wissen, das Sie freigeben, und bleibt bei allem anderen bei der Nachrichtenaufnahme.
Notfälle erkennt die KI anhand Ihrer Regeln und leitet den Anruf sofort weiter – der Rest kommt als Notiz, ohne Sie zu unterbrechen.
Nachts, am Wochenende, in der Urlaubszeit: Das KI-Telefonsekretariat ist durchgehend besetzt, ohne Vertretungsplanung.
Ein personalbesetztes Telefonsekretariat leistet gute Arbeit – hat aber Bürozeiten, begrenzte Kapazität und laufende Personalkosten. So unterscheiden sich die beiden Modelle:
| Kriterium | Klassisches Telefonsekretariat | KI-Telefonsekretariat |
|---|---|---|
| Erreichbarkeit | Zu den vereinbarten Servicezeiten | Rund um die Uhr, auch nachts und am Wochenende |
| Parallele Anrufe | Begrenzt durch die Zahl der Mitarbeiter | Mehrere Anrufe gleichzeitig, ohne Warteschleife |
| Kosten | Personalkosten bzw. Abrechnung je Anruf oder Minute | Fester Monatspreis mit Inklusivminuten nach Fonio-Tarif |
| Ausfälle | Urlaub und Krankheit müssen vertreten werden | Keine Ausfallzeiten, keine Vertretungsplanung |
| Dokumentation | Abhängig von der jeweiligen Kraft | Jedes Gespräch wird strukturiert zusammengefasst |
| Einarbeitung | Briefing und Schulung der Mitarbeiter | Wissen einmal hinterlegen, sofort einsatzbereit |
Wichtig für die Einordnung: Die KI ersetzt das Telefon-Sekretariat, nicht das Büro. Persönlicher Empfang, Post und Sachbearbeitung bleiben Aufgaben Ihres Teams – die KI sorgt dafür, dass dieses Team nicht ständig vom Telefon unterbrochen wird. Wenn Sie eher einen umfassenden Service rund um die Anrufannahme suchen, lesen Sie auch unsere Seite zum KI-Sekretariatsservice. Wie sich Personal, externer Dienstleister und KI im Überblick unterscheiden, zeigt unsere Seite Telefonservice für Unternehmen.
Wer eine Telefonkraft einstellt, kalkuliert mit Gehalt, Lohnnebenkosten, Vertretung und Einarbeitung – und bezahlt auch die Stunden, in denen das Telefon still bleibt. Das KI-Telefonsekretariat rechnet anders: ein fester Monatspreis mit Inklusivminuten, unabhängig davon, wann die Anrufe kommen.
Es gelten die offiziellen Fonio-Tarife, ohne Aufschläge: Solo für 99 € netto pro Monat mit 1.000 Inklusivminuten, Team für 299 € netto mit 3.000 Minuten und drei gleichzeitigen Anrufen, Scale ab 499 € netto ab 5.000 Minuten. Alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer; bei jährlicher Abrechnung weist Fonio aktuell 15 % Ersparnis aus. Details und die verbindlichen Konditionen finden Sie in der Preisübersicht auf unserer Startseite.
Für den Einstieg gilt Fonios 30-tägige Geld-zurück-Garantie. Zusätzlich geben wir als Fonio-Partner einen 10-%-Rabattcode für den Erstkauf weiter.
Keine Hardware, keine IT-Kenntnisse: Der Dienst läuft in der Cloud und wird per Rufumleitung aktiviert.
Welche Fragen soll die KI beantworten, welche Angaben erfassen, wann weiterleiten? Sie geben den Rahmen direkt bei Fonio vor – wie beim Briefing einer neuen Telefonkraft.
Öffnungszeiten, Leistungen, typische Anliegen: Die KI arbeitet ausschließlich mit dem Wissen, das Sie freigeben, und stellt sich zu Gesprächsbeginn transparent vor.
Die KI erhält eine eigene Rufnummer oder wird an Ihre Telefonanlage angebunden – ab dann ist Ihr Telefonsekretariat durchgehend besetzt.
Google- oder Microsoft-Kalender für die Terminbuchung, E-Mail-Postfach für die Gesprächsnotizen, im Team-Tarif zusätzlich ein eigener SIP-Trunk: Das Telefonsekretariat fügt sich in die Werkzeuge ein, die Sie bereits nutzen.
Erstellen Sie sich in rund 60 Sekunden eine eigene KI-Demo bei Fonio und hören Sie selbst, wie Ihr Sekretariat klingen würde – kostenlos und unverbindlich.
Eigene KI-Demo in 60 Sekunden erstellen →Ein KI-Telefonsekretariat übernimmt die klassischen Aufgaben eines Telefonsekretariats mit künstlicher Intelligenz: Es nimmt eingehende Anrufe an, begrüßt Anrufer mit natürlicher Stimme, erfasst Name, Rückrufnummer und Anliegen, bucht Termine im Kalender und leitet dringende Fälle weiter – rund um die Uhr und auch bei mehreren Anrufen gleichzeitig.
Am Telefon ja, im Büro nein. Das KI-Telefonsekretariat übernimmt die Anrufannahme, die Gesprächsnotizen und die Terminbuchung. Aufgaben wie Post, Ablage oder persönlicher Empfang bleiben beim Team. Viele Unternehmen kombinieren beides: Die KI besetzt das Telefon, das Team konzentriert sich auf die Arbeit vor Ort.
Die Einrichtung dauert in der Regel nur Minuten: KI-Assistent bei Fonio erstellen, Wissen und Regeln hinterlegen, Rufumleitung aktivieren. Es wird keine Hardware benötigt, der Dienst läuft vollständig in der Cloud.
Beim KI-Telefonsekretariat zahlen Sie einen festen Monatspreis nach den offiziellen Fonio-Tarifen: ab 99 € netto pro Monat mit 1.000 Inklusivminuten. Es fallen keine Lohnnebenkosten an, es gibt keine Urlaubs- oder Krankheitsvertretung zu organisieren, und die Kapazität wächst bei Anrufspitzen mit.
Die Stimmen klingen natürlich und reagieren flüssig auf Rückfragen. Aus Transparenzgründen stellt sich die KI zu Gesprächsbeginn als solche vor. Anrufer werden zudem über die KI-gestützte Verarbeitung informiert.
Sie können sich in rund 60 Sekunden eine eigene KI-Demo bei Fonio einrichten und sich anrufen lassen – kostenlos und unverbindlich. Für den Einstieg gilt zusätzlich Fonios 30-tägige Geld-zurück-Garantie.
Die KI arbeitet nur mit dem Wissen, das Sie freigeben, und improvisiert nicht darüber hinaus. Kennt sie die Antwort nicht, nimmt sie das Anliegen als Nachricht auf und schickt Ihnen die Zusammenfassung per E-Mail. Dringende Fälle leitet sie nach Ihren Regeln sofort an die hinterlegte Nummer weiter. Anrufer erhalten so immer einen klaren nächsten Schritt statt einer falschen Auskunft.
Offizielle Fonio-Tarife ab 99 € netto, 30 Tage Geld-zurück-Garantie, in Minuten eingerichtet.
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