Kein Personal einstellen, kein Callcenter beauftragen: Der KI-Sekretariatsservice nimmt jeden Anruf für Ihr Unternehmen an, beantwortet Fragen sofort und macht aus jedem Gespräch eine saubere Notiz – zu einem festen Monatspreis.
Eigene KI-Demo in 60 Sekunden erstellen → Kosten ansehenDer Service kümmert sich um alles, was am Telefon Ihres Unternehmens anfällt – von der ersten Begrüßung bis zur fertigen Gesprächsnotiz in Ihrem Postfach:
Keiner läuft ins Leere: Der Service ist immer erreichbar – während Terminen, nach Feierabend, am Wochenende und wenn mehrere Anrufer gleichzeitig durchklingeln.
Öffnungszeiten, Ablauf, Anfahrt: Wiederkehrende Fragen beantwortet der Service direkt aus dem Wissen, das Sie freigeben – Ihr Team wird gar nicht erst unterbrochen.
Name, Rückrufnummer, Anliegen: Jedes Gespräch wird strukturiert zusammengefasst und landet als E-Mail in Ihrem Postfach statt als Zettel auf dem Block.
Der Service prüft Verfügbarkeiten in Ihrem Google- oder Microsoft-Kalender und bucht Termine direkt im Gespräch – ohne Rückruf-Pingpong.
Dringende Anliegen erkennt der Service anhand Ihrer Regeln und leitet den Anruf sofort an die hinterlegte Nummer weiter – auch außerhalb der Bürozeiten.
Mit 20+ Stimmen und 25+ Sprachen nimmt der Service auch internationale Anrufe professionell an – im Tonfall Ihres Unternehmens.
Beide Modelle nehmen Ihnen das Telefon ab. Der Unterschied liegt in Erreichbarkeit, Kapazität und Kostenstruktur:
Kein Recruiting, keine Einarbeitung, keine Vertretung bei Urlaub und Krankheit: Der Service läuft, ohne dass Sie eine Stelle besetzen müssen.
Klassische Büroservices arbeiten zu Servicezeiten. Der KI-Sekretariatsservice ist durchgehend besetzt, auch nachts und an Feiertagen.
Anrufspitzen bringen den Service nicht an Grenzen: Je nach Tarif werden mehrere Gespräche parallel geführt, ohne Warteschleife.
Jedes Gespräch wird nach demselben Schema erfasst und zusammengefasst – unabhängig von Tagesform oder Handschrift.
Statt Wochen für Ausschreibung und Einarbeitung: Wissen hinterlegen, Rufumleitung aktivieren, fertig – die Einrichtung dauert Minuten.
Ihr Team telefoniert nur noch dort, wo es wirklich gebraucht wird. Alles Übrige kommt als strukturierte Notiz – zum Abarbeiten, wann es passt.
Eine ehrliche Einordnung, denn die KI ist nicht für jedes Szenario die beste Antwort:
Wie die KI dabei konkret die Rolle einer Telefonkraft ausfüllt, lesen Sie auf unserer Seite zum KI-Telefonsekretariat; einen Gesamtüberblick über kitelefon, den KI-Telefonservice, finden Sie auf der Startseite. Was ein Telefonservice für Unternehmen generell leistet und kostet, erklärt unsere Übersichtsseite.
Viele Unternehmen entscheiden sich nicht für das eine oder das andere Modell, sondern teilen die Arbeit auf: Die KI übernimmt die telefonische Erstannahme, das Team die Sachbearbeitung.
Jeder Anruf wird angenommen, das Anliegen erfasst und nach Ihren Regeln eingeordnet: Auskunft direkt geben, Termin buchen, Notiz schicken oder dringend weiterleiten.
Statt bei jedem Klingeln die Arbeit zu unterbrechen, bearbeitet Ihr Team die Gesprächsnotizen gebündelt, mit Name, Rückrufnummer und Anliegen bereits vorliegend.
Notfälle und Fälle, die ein Mensch klären muss, erkennt die KI anhand Ihrer Vorgaben und stellt sie ohne Umweg an die hinterlegte Nummer durch.
Der Einstieg ist schrittweise möglich: Viele Betriebe starten mit einer Rufumleitung bei besetzt oder außerhalb der Geschäftszeiten und weiten den Sekretariatsservice erst dann aus, wenn die Gesprächsnotizen im Alltag überzeugen.
Klassische Sekretariats- und Büroservices rechnen üblicherweise pro Anruf, pro Minute oder über Monatspakete mit Grundgebühr ab; bei eigenem Personal kommen Gehalt und Lohnnebenkosten dazu. Der KI-Sekretariatsservice arbeitet mit einem festen Monatspreis samt Inklusivminuten – Sie wissen vorher, was es kostet, egal wann und wie viele Anrufe kommen.
Es gelten die offiziellen Fonio-Tarife ohne Aufschläge: Solo für 99 € netto pro Monat mit 1.000 Inklusivminuten, Team für 299 € netto mit 3.000 Minuten, Scale ab 499 € netto ab 5.000 Minuten, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Alle Details stehen in der Preisübersicht auf unserer Startseite; für den Einstieg gilt Fonios 30-tägige Geld-zurück-Garantie.
Als offizieller Fonio-Partner geben wir zusätzlich einen 10-%-Rabattcode für den Erstkauf weiter.
Keine Hardware, keine IT-Kenntnisse: Der Service läuft in der Cloud und wird per Rufumleitung aktiviert.
KI-Assistent bei Fonio erstellen, Stimme und Begrüßung wählen – in wenigen Minuten, direkt im Browser.
Welche Fragen beantworten, welche Angaben erfassen, wann weiterleiten? Sie briefen den Service wie eine neue Bürokraft, nur einmalig.
Eigene Rufnummer oder Anbindung an Ihre Telefonanlage – ab dann ist Ihr Sekretariat durchgehend besetzt.
Erstellen Sie sich in rund 60 Sekunden eine eigene KI-Demo bei Fonio und lassen Sie sich anrufen – kostenlos und unverbindlich.
Eigene KI-Demo in 60 Sekunden erstellen →Ein KI-Sekretariatsservice ist die Telefonannahme als Dienstleistung, umgesetzt mit künstlicher Intelligenz: Jeder Anruf wird angenommen, das Anliegen erfasst, Fragen zu Öffnungszeiten oder Ablauf werden direkt beantwortet und Terminwünsche im Kalender gebucht. Sie buchen den Service, statt Personal einzustellen oder ein Büroservice-Büro zu beauftragen.
Ein klassischer Büroservice arbeitet mit Menschen zu Servicezeiten und rechnet meist pro Anruf oder Minute ab. Der KI-Sekretariatsservice ist rund um die Uhr erreichbar, nimmt beliebig viele Anrufe gleichzeitig an und kostet einen festen Monatspreis mit Inklusivminuten. Dafür bleiben Aufgaben jenseits des Telefons, etwa Post oder Sachbearbeitung, bei Ihrem Team.
Der KI-Sekretariatsservice ist auf das Telefon spezialisiert: Anrufannahme, Auskünfte aus freigegebenem Wissen, Gesprächsnotizen, Terminbuchung und Weiterleitung. Schriftverkehr, Buchhaltung, Empfang vor Ort oder inhaltliche Sachbearbeitung übernimmt er nicht.
Es gelten die offiziellen Fonio-Tarife: Solo 99 € netto pro Monat mit 1.000 Inklusivminuten, Team 299 € netto mit 3.000 Minuten, Scale ab 499 € netto ab 5.000 Minuten, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Zusatzminuten werden nach Verbrauch des Kontingents paketweise berechnet.
Ja. Die KI erhält eine eigene Rufnummer oder wird an Ihre bestehende Telefonanlage angebunden. Aktiviert wird der Service in der Regel per Rufumleitung, zum Beispiel bei besetzt, nach Zeit oder außerhalb der Geschäftszeiten.
Anders als ein personalbesetztes Sekretariat kennt die KI keine belegten Leitungen im klassischen Sinn: Je nach Tarif werden mehrere Anrufe parallel angenommen, ohne Warteschleife und ohne Besetztzeichen. Anrufspitzen, etwa nach Feierabend oder am Montagmorgen, fängt der Service ab.
Offizielle Fonio-Tarife ab 99 € netto, 30 Tage Geld-zurück-Garantie, in Minuten eingerichtet.
Bei Fonio registrieren → 10 % Rabattcode anfordern